Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Robert-Schuman-Schule Baden-Baden
Rheinstraße 150
76532 Baden-Baden
E-Mail: [dienstliche E-Mail-Adresse]
Ansprechpartner für PadPilot: Tim Stahlberg
Bei öffentlichen Schulen ist häufig eine schulübergreifende oder schulträgerbezogene Datenschutzbeauftragung zuständig:
[Name / Kontakt der zuständigen Datenschutzbeauftragten Person oder Stelle, z.B. des Schulträgers oder des Landes Baden-Württemberg]
PadPilot ist ein internes Verwaltungswerkzeug der Schule zur Organisation der Ausleihe und Rückgabe von iPads, Büchern und Zubehör an Schüler:innen und Lehrkräfte. Es wird nicht öffentlich beworben und ist ausschließlich für den schulinternen Gebrauch bestimmt.
Im Rahmen der Nutzung werden folgende Kategorien personenbezogener Daten verarbeitet:
| Personengruppe | Verarbeitete Daten |
|---|---|
| Schüler:innen | Vor- und Nachname, Klassenzugehörigkeit, ggf. Kontakt-E-Mail der Erziehungsberechtigten, ausgeliehene Geräte/Bücher, Ausgabe- und Rückgabedaten, Leihvertragsdokumente inkl. Unterschrift |
| Lehrkräfte | Vor- und Nachname, Kürzel, dienstliche E-Mail-Adresse, ausgeliehene Geräte |
| Nutzer:innen mit Zugang zu PadPilot (Verwaltungspersonal) | Name, E-Mail-Adresse, Rolle, Anmeldezeitpunkte (über den Auth-Dienst des technischen Dienstleisters, siehe Punkt 5) |
Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO i.V.m. den einschlägigen schulrechtlichen Vorschriften des Landes Baden-Württemberg zur Wahrnehmung öffentlicher Aufgaben (Verwaltung von Lehr- und Lernmitteln), sowie Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für den Abschluss und die Erfüllung von Leihverträgen.
Daten zu Ausleihen und Leihverträgen werden für die Dauer der Nutzung sowie für den Zeitraum aufbewahrt, der zur Klärung etwaiger Ansprüche (z.B. bei Beschädigung oder Verlust) erforderlich ist. Nach Beendigung der Schulzugehörigkeit werden personenbezogene Daten von Schüler:innen in angemessener Frist gelöscht oder anonymisiert, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.
Für den technischen Betrieb von PadPilot werden folgende externe Dienste eingesetzt. Mit allen Anbietern, die als Auftragsverarbeiter tätig werden, besteht bzw. wird ein Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) gemäß Art. 28 DSGVO abgeschlossen.
Sämtliche in PadPilot erfassten Daten (Schüler-, Lehrer- und Ausleihdaten, Leihverträge, Nutzerkonten) werden bei Supabase Inc. gespeichert und verarbeitet. Supabase stellt die Datenbank, die Anmeldefunktion (Authentifizierung) sowie den Dateispeicher für Leihvertrags-PDFs bereit.
Anbieter: Supabase, Inc., [aktuelle Anbieteradresse gemäß Supabase-Website prüfen]. Informationen zum Serverstandort und zur Auftragsverarbeitung sind der Supabase-Dokumentation zu entnehmen: supabase.com/privacy.
Die Webseiten von PadPilot werden über Netlify, Inc. ausgeliefert. Beim Aufruf der Seiten verarbeitet Netlify technisch notwendige Zugriffsdaten (z.B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs) zur Auslieferung der Inhalte und zur Gewährleistung der Betriebssicherheit.
Weitere Informationen: netlify.com/privacy.
Zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten bindet PadPilot die Schriftart "Inter" von Google Fonts ein. Beim Laden der Seite wird dazu eine Verbindung zu Servern von Google aufgebaut, wobei die IP-Adresse des aufrufenden Geräts übertragen werden kann.
Anbieter: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Weitere Informationen: policies.google.com/privacy.
Für die Erstellung digitaler Leihverträge als PDF wird die JavaScript-Bibliothek "pdf-lib" über das cdnjs-Netzwerk von Cloudflare, Inc. eingebunden. Beim Laden der entsprechenden Seiten wird dazu eine Verbindung zu Servern von Cloudflare aufgebaut.
Weitere Informationen: cloudflare.com/privacypolicy.
Eine Weitergabe der in PadPilot erfassten Daten an Dritte außerhalb der in Punkt 5 genannten technischen Dienstleister erfolgt nicht, es sei denn, dies ist gesetzlich vorgeschrieben oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich (z.B. gegenüber Erziehungsberechtigten bei Schäden an geliehenen Geräten).
PadPilot verwendet technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Speichertechnologien (z.B. zur Aufrechterhaltung der Anmeldesitzung über den Authentifizierungsdienst von Supabase). Diese sind für den Betrieb der Anwendung zwingend erforderlich; eine darüberhinausgehende Nutzung zu Analyse- oder Werbezwecken findet nicht statt.
Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO folgende Rechte:
Zur Ausübung dieser Rechte wenden Sie sich bitte an die unter Punkt 1 genannte verantwortliche Stelle. Die zuständige Aufsichtsbehörde für den nicht-öffentlichen und teilweise auch schulischen Bereich in Baden-Württemberg ist:
Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg (LfDI)
Königstraße 10a, 70173 Stuttgart
www.baden-wuerttemberg.datenschutz.de
Die Übertragung von Daten zwischen dem Endgerät der Nutzer:innen und den Servern von PadPilot erfolgt verschlüsselt über das HTTPS-Protokoll. Der Zugriff auf gespeicherte Daten innerhalb der Anwendung ist rollenbasiert eingeschränkt (z.B. sehen Nutzer:innen nur Daten der eigenen Schule).
Diese Datenschutzerklärung wird bei Bedarf angepasst, etwa wenn sich die eingesetzten Dienste oder rechtlichen Anforderungen ändern. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt des Aufrufs aktuelle, auf dieser Seite veröffentlichte Fassung.
Stand: [Datum der letzten Aktualisierung eintragen]